Switch bill of lading là gì? Những điều cần biết khi sử dụng Switch B/L 

Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và logistics quốc tế, “Switch Bill of Lading (Switch B/L)” là một thuật ngữ quen thuộc nhưng vẫn gây nhiều nhầm lẫn cho doanh nghiệp. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ Switch Bill là gì, khi nào cần sử dụng, quy trình phát hành, và những lưu ý quan trọng khi dùng loại vận đơn này để tránh rủi ro trong giao dịch quốc tế.

Switch Bill of Lading (Switch B/L) là gì?

Switch Bill of Lading hay còn gọi là vận đơn chuyển đổi, là một loại vận đơn được phát hành để thay thế vận đơn gốc (Original Bill of Lading) trong các giao dịch thương mại quốc tế. Mục đích của việc phát hành Switch B/L là để thay đổi một số thông tin trên vận đơn nhằm phù hợp với yêu cầu giao dịch hoặc để giữ kín thông tin giữa các bên trung gian.

Ví dụ: Một nhà xuất khẩu bán hàng cho một bên trung gian (trader), và trader tiếp tục bán lại cho người nhập khẩu cuối cùng. Trader có thể yêu cầu phát hành Switch B/L để ẩn thông tin của nhà sản xuất hoặc người mua cuối, giúp bảo vệ bí mật kinh doanh.

>>> Xem thêm: Hiểu nhanh về Switch B/L trong môi giới thương mại quốc tế

Khi nào cần sử dụng Switch Bill of Lading?

Switch B/L thường được sử dụng trong các trường hợp sau:

- Có bên trung gian trong giao dịch quốc tế: Khi hàng hóa được mua bán qua nhiều bên, nhà trung gian muốn ẩn thông tin về nhà cung cấp và khách hàng thực tế để tránh bị “qua mặt” trong thương vụ.
- Cần điều chỉnh thông tin trên vận đơn: Một số thông tin trên vận đơn ban đầu như người gửi hàng (shipper), người nhận hàng (consignee) hoặc người được thông báo (notify party) cần được cập nhật lại để phù hợp với hợp đồng hoặc yêu cầu thanh toán.
- Đáp ứng quy định của ngân hàng hoặc chứng từ L/C: Trong trường hợp thanh toán bằng thư tín dụng (L/C), thông tin trên vận đơn cần trùng khớp với hợp đồng. Nếu vận đơn gốc có sai lệch, Switch B/L được dùng để điều chỉnh.

Quy trình phát hành Switch Bill of Lading

Quy trình phát hành Switch B/L thường gồm 4 bước cơ bản sau:

1. Phát hành vận đơn gốc (Original B/L) 

 Sau khi hàng được xếp lên tàu, hãng tàu hoặc đại lý vận chuyển phát hành vận đơn gốc cho người gửi hàng (shipper).

2. Bên trung gian nhận chứng từ gốc

Người trung gian (trader) sẽ nhận được bộ vận đơn gốc và có quyền yêu cầu thay đổi nếu cần.

3. Gửi yêu cầu phát hành Switch B/L

Trader nộp lại toàn bộ vận đơn gốc cho hãng tàu hoặc forwarder, đồng thời cung cấp nội dung muốn thay đổi như shipper, consignee, notify party…

4. Phát hành vận đơn mới (Switch B/L)

Hãng tàu kiểm tra, hủy vận đơn gốc, rồi phát hành vận đơn mới với thông tin đã được điều chỉnh. Vận đơn mới này sẽ được sử dụng trong bộ chứng từ thanh toán hoặc làm thủ tục nhận hàng.

Những điều cần biết khi sử dụng Switch B/L 

Trên thực tế, rất khó để nhận biết một vận đơn đã được chuyển đổi (Switch Bill) hay chưa, bởi hình thức của nó tương tự vận đơn gốc. Tuy nhiên, người nhập khẩu có thể chủ động liên hệ hãng tàu hoặc đơn vị giao nhận (forwarder) để xác nhận liệu vận đơn này có phải là bản switch hay không. Trong trường hợp đó, hãng tàu có thể xác nhận thông tin nhưng sẽ không tiết lộ thêm chi tiết cụ thể về các bên liên quan.

1. Ai có quyền yêu cầu phát hành Switch B/L

Chỉ người sở hữu hợp pháp của bộ chứng từ vận đơn mới được quyền yêu cầu phát hành Switch Bill. Trong trường hợp có công ty trung gian, họ chỉ có thể thực hiện yêu cầu này sau khi đã thanh toán đầy đủ cho nhà xuất khẩu và nắm giữ toàn bộ vận đơn gốc. Chỉ khi đó, trader mới có quyền yêu cầu hãng tàu hoặc forwarder phát hành vận đơn thay thế.

2. Ai là người phê duyệt Switch B/L

Việc phát hành Switch Bill phải được phê duyệt bởi hãng tàu hoặc đơn vị forwarder chịu trách nhiệm vận chuyển. Họ sẽ tiến hành đối chiếu vận đơn ban đầu và vận đơn yêu cầu chuyển đổi để đảm bảo tính hợp lệ.
Khi Switch Bill đã được chấp thuận và phát hành, vận đơn gốc sẽ bị hủy bỏ hoàn toàn, và chỉ vận đơn mới mới có hiệu lực pháp lý đối với lô hàng.

3. Thời hạn thực hiện Switch B/L

Switch Bill cần được thực hiện ngay sau khi vận đơn gốc được phát hành và trước khi hàng đến cảng đích. Việc yêu cầu chuyển đổi càng sớm sẽ càng thuận lợi cho quá trình xử lý chứng từ.
Hầu hết hãng tàu chỉ chấp nhận yêu cầu Switch Bill chậm nhất là ba ngày làm việc trước khi hàng cập cảng đích. Sau thời điểm này, việc phát hành vận đơn mới thường bị từ chối để đảm bảo tính an toàn cho quá trình giao nhận.

4. Lưu ý khi kiểm tra nội dung Switch B/L

Khi kiểm tra vận đơn đã được chuyển đổi, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm sau:

-  Thông tin có thể thay đổi gồm: người gửi hàng (shipper), người nhận hàng (consignee), người được thông báo (notify party) và mô tả hàng hóa (ví dụ “tools” thay cho “gardening tools”).

- Các thông tin không được thay đổi gồm: cảng xếp hàng (Port of Loading), cảng dỡ hàng (Port of Discharge), trọng lượng, số kiện hàng và các chi tiết vận tải khác.

- Ngày phát hành trên vận đơn mới phải trùng với ngày phát hành vận đơn gốc, nhằm đảm bảo thống nhất trong chứng từ.

- Nếu người nhập khẩu yêu cầu C/O (Giấy chứng nhận xuất xứ), trong giao dịch ba bên, giấy chứng nhận này sẽ được cấp theo mô hình thương mại ba bên để phù hợp với Switch Bill đã được phát hành.
 

>>> Xem thêm: Phương thức thanh toán nào an toàn nhất cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu 

Kết luận

Switch Bill of Lading (Switch B/L) là một công cụ quan trọng trong logistics và thương mại quốc tế khi có nhiều bên trung gian hoặc khi muốn điều chỉnh một vài chi tiết trên vận đơn để phù hợp với hợp đồng, thanh toán hoặc chiến lược giao hàng. Tuy nhiên, việc sử dụng Switch B/L cần thận trọng vì kèm theo đó là nhiều rủi ro về pháp lý, vận hành và trách nhiệm. Để sử dụng hiệu quả, doanh nghiệp cần: hiểu rõ quy trình, biết rõ thông tin nào được phép thay đổi, hợp tác chặt chẽ với hãng tàu/forwarder và đảm bảo tính minh bạch, hợp pháp trong giao dịch.

Công ty TNHH TM DV GOODPRICE VIỆT NAM

Email: [email protected]

Facebook: Goodprice Việt Nam 

Phone: 0906368199 / 0916112833

Hotline: 1900636299